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Rechenzentrum

  1. Universit?t
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  4. Rechenzentrum
  5. IT-Services
  6. Für Besch?ftigte
  7. M365
  8. Datenschutzerkl?rung M365

Datenschutzerkl?rung Microsoft 365

Verantwortlicher

Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) ist die

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Universit?t Augsburg
Universit?tsstr. 2
86159 Augsburg
Tel.: (0821) 598-0
Website: www.uni-augsburg.de

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Datenschutzbeauftragter der Universit?t Augsburg

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Der Datenschutzbeauftragte der Verantwortlichen ist

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Prof. Dr. iur. Ulrich M. Gassner, Mag. rer. publ., M. Jur. (Oxon.)
Universit?tsstr. 24
86159 Augsburg
Tel.:?? ???? (0821) 598-4600
Fax:?? ?? ? (0821) 598-4591
E-Mail:??? ulrich.gassner@jura.uni-augsburg.de
Website:? www.uni-augsburg.de/organisation/einrichtungen/datenschutz/

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Verantwortliche und deren Datenschutzbeauftrage (neben dem Lizenznehmer)

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Microsoft?Ireland?Operations?Limited

One?Microsoft Place, South County Business Park,?Leopardstown?Dublin 18,?Ireland

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Microsoft?Corporation??

One?Microsoft Way Redmond, Washington 98052?

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Datenschutz?

Themenseite mit FAQ und Kontaktm?glichkeiten von Microsoft

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Betroffenenrechte?

Allgemein?

Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gem?? Art. 13 ff. DSGVO zu:?

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  • Sie k?nnen Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenh?ngende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten F?llen eingeschr?nkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10?BayDSG).?
  • Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollst?ndig sind, k?nnen Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollst?ndigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).?
  • Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen k?nnen Sie die L?schung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschr?nkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf L?schung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe. Die im ?ffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung ?ffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO).?
  • Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).?
  • Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbeh?rde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zust?ndige Aufsichtsbeh?rde für bayerische ?ffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz,?Wagmüllerstra?e?18, 80538 München.?

?ber Ihr Widerrufsrecht und Ihr Widerspruchsrecht informieren wir Sie gesondert.

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Widerspruchsrecht?

Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, k?nnen Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).?Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.

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Widerrufsrecht

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Sie k?nnen eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtm??igkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird dadurch nicht berührt.

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Zweck

Einrichten und Betreiben von Arbeitsst?tten, einschlie?lich Betreuung, Herstellersupport und kontinuierlichen Verbesserungen?und statistischer Nutzungsanalysen?

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Einschlie?lich Offenlegung für folgende?Zwecke von Microsoft

  1. Abrechnung- und Kontoverwaltung?
  2. Vergütung,?
  3. Interne Berichterstattung und Modellierung?
  4. ?Bek?mpfung von Betrug?
  5. Cyberkriminalit?t oder Cyberangriffen?
  6. Verbesserung der Kernfunktionalit?t in Bezug auf Barrierefreiheit, Datenschutz oder Energieeffizienz?
  7. Finanzberichterstattung?
  8. Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen

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Rechtsgrundlagen

  • Für die Universit?t und Personen, die in Kommunikation und Dokumenten identifizierbar sind Art. 6 Abs. 1 Uabs. 1 lit. e?i.V.m. Art. 4?BayDSG?(insbesondere § 3a ArbSt?ttV, Art. 13?BayBGG, Art. 11 Abs. 1?BayEGovG,?§ 13 Abs. 7 TMG, Art. 6 Abs, 1?BayDSG,?Art. 10 Abs. 1 BayHSchG, Art. 7 BayHO,?Art. 20a GG, Art. 3, 3a, 141?BayVerf)?
  • Für die Personen, die Microsoft 365 nutzen in der Rolle als
    • Besch?ftigter zudem Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (§ 106 Gewerbeordnung, Tarifvertrag, Arbeitsvertrag)
    • Beamte zudem?Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (Art. 33 Abs. 5 GG, beamtenrechtliche Bestimmungen)

Rechtsgrundlagen für die Offenlegung an Microsoft (jenseits der Auftragsverarbeitung)

  • Für lizenzierte Personen Art. 6 Abs. 1 UAbs lit. b DSGVO sowie Art. 49 Abs. 1 UAbs 1 lit?c DSGVO (1. und 6.)
  • Für vertraglich nicht erforderliche Zwecke, Art. 5 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 BayDSG, Art. 49 Abs. 1 UAbs 1 lit. d DSGVO (2.-5.,7.,8.)?

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Datenkategorien?

  1. Dokumente und Dateien?
  2. Aufgaben und L?sungen??
  3. Kommunikationsdaten?
  4. Personenbezogene Basisdaten?
  5. Authentifizierungsdaten?
  6. Kontaktinformationen?
  7. Profilierung?
  8. Logfile mit Zugriffen?
  9. System generierte Protokolldaten?

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Kategorien von betroffenen Personen?

  • Für Datenkategorien 1-9?Personen, die Office 365 nutzen oder administrieren?
  • Für Datenkategorien 3, 8, 9?Personen, die in der Kommunikation und Dokumenten identifizierbar sind?

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Empf?nger??

  • Microsoft?Ireland?Operations?Limited, zwecks Auftragsverarbeitung und Vertragserfüllung??
  • Microsoft Corporation, zwecks Auftragsverarbeitung und Vertragserfüllung und eigener Zwecke?
  • Sowie deren? Unterauftragsverarbeiter?und? Supportdienstleister

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Garantien für den Internationalen Datentransfer?

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  • Rückausnahmen Art. 49 Abs. 1 UAbs. 1 lit?c DSGVO für Zwecke 1.?und 6.?
  • Rückausnahmen Art. 49 Abs. 1 UAbs. 1 lit. d DSGVO für Zwecke 2.-5., 7., 8.

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Die Stabsstelle IT-Recht der bayerischen Universit?ten hat das Urteil des EuGH in der Rechtssache C-311/18 vom 16. Juli 2020 analysiert und in Abstimmung mit den CIOs der bayerischen staatlichen Universit?ten und Hochschulen sowie deren Datenschutzschutzbeauftragten gem?? Klausel 4g der Standardvertragsklauseln den Bayerischen Landesdatenschutzbeauftragten darauf hingewiesen, dass nicht g?nzlich auszuschlie?en ist, dass die Garantien aus Klausel 5b der Standardvertragsklauseln stets erfüllt werden k?nnen.

Dies ist erfolgt im Hinblick auf die ?ffentlich verfügbaren Informationen von Microsoft?sowie der Einsch?tzung von NOYB.

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Speicherdauer?

  • 90 Tage nach L?schung des Accounts auf Verlangen oder nach Widerspruch (Datenkategorien 4-7)?
  • 90 Tage nach L?schung der Inhaltsdaten, nach Wegfall der Erforderlichkeit (Datenkategorien 1-3)?
  • 180 Tage (Datenkategorien 8, 9)?

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